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Contas a pagar

O título a pagar registra uma obrigação financeira — fornecedor, imposto, reembolso de custo de obra, etc. Pode ser manual ou gerado automaticamente quando a ordem de compra é enviada (status SENT).

Filtro de obra

Use o filtro Obra para ver só a Organização, uma obra (SPE) ou Todas. O filtro olha o dono do lançamento (a obra atribuída de um título da organização não entra), vale para todas as telas do financeiro e fica lembrado ao trocar de tela; a coluna Escopo mostra o dono de cada linha.

Escopo

  • owner_project_id vazio = título do livro da Organização.
  • attributed_project_id = obra à qual o custo se refere (reembolso pré-operacional).
  • Títulos de OC não permitem alterar valor ou vencimento — corrija a ordem de compra.

Pré-requisitos

  • Permissão payable:create.
  • Plano de contas com classificação de despesa (FIN-001).
  • Fornecedor cadastrado, quando aplicável.

Título manual

  1. Menu Financeiro → Contas a Pagar → Novo Título.
  2. Defina escopo (Organização ou obra) e obra atribuída, se houver.
  3. Escolha a classificação contábil, credor e valores.
  4. Informe vencimento e competência.
  5. Marque reembolsável quando a organização pagou em nome de uma SPE ainda sem conta.
  6. Salvar.

Notas com impostos retidos

Quando a nota do fornecedor tem impostos retidos na fonte (IRRF, PIS, COFINS, CSLL, INSS, ISS), lance um único título com o valor bruto da nota e informe as retenções na seção Retenções na fonte. O sistema cria sozinho os títulos das guias, vinculados à nota.

  1. No título, preencha o valor bruto (o total da nota).
  2. Em Retenções na fonte, clique Adicionar retenção para cada imposto.
  3. Escolha o imposto: base e alíquota vêm preenchidas e o valor é calculado. Ajuste se a nota trouxer outro valor.
  4. Deixe o vencimento da guia vazio para usar a regra do imposto, ou informe a data.
  5. Confira o líquido ao fornecedor e salve.

O que o sistema faz ao salvar:

Título Valor Favorecido Vencimento
Nota (fornecedor) Líquido: bruto − retenções Fornecedor O da nota
Uma guia por imposto ou grupo Soma dos impostos da guia Órgão arrecadador Regra do imposto (ex.: dia 20 do mês seguinte)
  • PIS, COFINS e CSLL saem numa guia só (DARF 5952), com o valor de cada um no detalhe.
  • As guias usam a mesma classificação, obra e competência da nota. Na DRE, a nota mais as guias somam o valor bruto, sem contar a despesa duas vezes.
  • Em Detalhes, a nota mostra as retenções e as guias; cada guia mostra a nota de origem.
  • Alterar a classificação, a obra ou a competência da nota atualiza as guias. Emitir, cancelar, excluir ou estornar a nota faz o mesmo com as guias.
  • A guia não pode ser cancelada ou excluída sozinha, nem ter o valor alterado direto: ajuste as retenções na nota. O vencimento da guia pode ser alterado nela mesma.

Guia já paga

Depois que uma guia tem baixa, as retenções que ela recolhe não podem mais ser alteradas, nem a nota cancelada. Estorne a baixa da guia antes.

Importar o XML da nota

  1. Em Contas a Pagar, clique Importar XML da nota e escolha o arquivo da NF-e ou da NFS-e (padrão nacional ou o XML da prefeitura).
  2. O formulário abre preenchido com o fornecedor (pelo CNPJ), número, série, chave, competência, valor bruto, vencimento da primeira parcela e as retenções da nota.
  3. Confira os avisos no topo: fornecedor ou tipo de imposto não cadastrado, ou total retido divergente.
  4. Escolha a classificação e salve.

Nada é gravado antes de você salvar. Para usar os impostos da nota, os tipos precisam estar cadastrados (veja Impostos retidos).

Geração pela ordem de compra

Ao enviar uma OC com cronograma de parcelas (100% ou valores fixos), o sistema materializa automaticamente os títulos (payment_schedule_line → payable).

Também é possível gerar manualmente via API: POST /payables/generate com purchase_order_id (idempotente).

Filtros

Na listagem use status e vencidos para localizar títulos em aberto ou atrasados.

Baixar título

  1. Na listagem, clique Baixar no título em aberto.
  2. Informe conta bancária, valor, data e forma de pagamento.
  3. Opcionalmente vincule uma linha de extrato (débito) para conciliar.
  4. Registrar baixa. Para corrigir, use Estornar na baixa registrada.

Título quitado com linha de extrato passa ao status Pago. No título já quitado, o botão vira Baixas: abre o mesmo diálogo para consultar as baixas e registrar uma devolução.

Devolução de pagamento a maior

Quando o favorecido devolve parte do que recebeu — por exemplo, pagou-se o bruto da nota e o imposto que devia ter sido retido voltou depois, ou houve pagamento em duplicidade —, registre a devolução no próprio título:

  1. Na listagem, clique Baixar (ou Baixas, se o título já estiver quitado).
  2. Na seção Devoluções, clique Registrar devolução.
  3. Informe conta bancária, valor devolvido, data do crédito, forma e, de preferência, o crédito no extrato correspondente — assim a linha de crédito fica conciliada. Descreva o motivo.
  4. Registrar devolução.

O valor pago do título diminui pelo valor devolvido e o status é recalculado: se sobrar saldo em aberto, o título volta a Emitido. O custo não muda (o título continua valendo pelo líquido); no fluxo de caixa a devolução entra no mês em que o dinheiro voltou. A devolução não pode ser maior que o valor já pago, e a linha do extrato precisa ser de crédito, da mesma conta e com saldo não conciliado. Lançou por engano? Use a lixeira ao lado da devolução.

Imposto que devia ter sido retido

Se o fornecedor recebeu o bruto e devolveu o imposto, lance as retenções na nota (bruto, retenções e guias) e registre a devolução com o crédito do extrato: o líquido do título volta a bater com o que ficou com o fornecedor.

Detalhes: anexos e validação contábil

Na listagem, clique Detalhes no título para abrir a janela com o resumo, os documentos anexos e a ação de validação.

Documentos anexos

  1. Em Detalhes, selecione o tipo de documento (nota fiscal, recibo, contrato, comprovante de pagamento, etc.) e clique Adicionar anexo.
  2. Aceita PDF, imagem (PNG, JPG, WEBP), Word e o XML da nota fiscal, até 10 MB.
  3. Os anexos ficam listados com link de download; use a lixeira para remover.
  4. Tipo errado? Troque-o na lista ao lado do anexo — vale na hora, sem reenviar o arquivo.

Requer permissão payable:update.

Validar / desvalidar

A validação contábil trava a edição dos campos materiais do título (valores, vencimento, classificação), garantindo que documentos já conferidos não sejam alterados.

  1. Em Detalhes, clique Validar. O título passa a exibir o selo Validado.
  2. Para reabrir a edição, clique Desvalidar.

Requer permissão payable:validate. Enquanto validado, o backend rejeita alterações de campos materiais — desvalide antes de corrigir.

Próximo passo

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