Balancetes e Razão da contabilidade

O módulo Contábil recebe os relatórios que a contabilidade gera no Domínio para cada obra/SPE:

• Balancete do mês: saldo anterior, débitos, créditos e saldo atual de cada conta;
• Razão: o detalhe de cada conta, lançamento a lançamento;
• PDF assinado pelo contador e pelo sócio administrador.

Os balancetes publicados são analisados pelo conselho fiscal da obra.

Pré-requisitos

• Obra com CNPJ cadastrado: o sistema confere o CNPJ do arquivo com o da obra.
• Permissões trial_balance:* (balancetes; trial_balance:publish para publicar), ledger_import:* (Razão) e accounting_account:list/read (plano de contas).

O que pedir à contabilidade todo mês

1. Balancete em planilha (.xls do Domínio; serve o arquivo com todas as abas do ano).
2. Balancete assinado em PDF, com o nome no padrão Balancete MMAAAA Assinado.pdf. Uma retificação vem como Balancete MMAAAA Ret1 Assinado.pdf.
3. Razão em planilha (.xls). Um arquivo pode cobrir vários meses.
4. Documentos complementares, quando houver (ex.: relatório de pendências).

Importar o balancete

1. Menu Contábil → Balancetes → Importar balancete.
2. Escolha a Obra e a planilha do Domínio → Conferir planilha. Nada é gravado nesta etapa.
3. Confira cada mês encontrado na planilha:
   • Bloqueado (vermelho): CNPJ diferente do da obra, saldos do nível 1 que não fecham em zero ou débito diferente de crédito. O mês não pode ser importado; corrija com a contabilidade.
   • Avisos (amarelo): por exemplo, saldo anterior diferente do saldo final do mês anterior. Não bloqueiam e ficam registrados para o conselho.
   • Sem alteração: o conteúdo é igual ao já importado e será ignorado.
   • Retificação da versão N: o mês já existe. Informe o motivo da retificação.
4. Marque os meses desejados → Importar.

Cada mês entra como rascunho, visível só no ERP. O plano de contas da contabilidade da obra é montado automaticamente a partir das contas do balancete.

Anexar o PDF assinado e publicar

• Um a um: abra o mês e, em Versões, use Anexar PDF.
• Em lote: na lista, Anexar PDFs → selecione os PDFs. O mês é identificado pelo nome do arquivo e o PDF vai para a versão em rascunho. Se o lote tiver o original e a retificação do mesmo mês, vale a mais nova.

Com o PDF anexado, clique em Publicar. O mês passa a Aguardando análise e fica disponível ao conselho fiscal.

Versão publicada não muda

Depois de publicada, a versão não pode ser alterada nem excluída. Para corrigir, importe a planilha nova: ela entra como retificação, com motivo, e precisa ser publicada de novo. Um rascunho importado por engano pode ser excluído; a versão anterior volta a valer.

Consultar o balancete do mês

Clique no mês para abrir a tela de detalhe:

• Árvore de contas com saldo anterior, débito, crédito, saldo atual e variação no mês. Use Só contas com movimento no mês e a busca para encontrar uma conta.
• Ver (coluna Razão): abre os lançamentos da conta no mês, com histórico, contrapartida e valor.
• Painel lateral: versões (PDF, planilha, motivo da retificação), validações com as divergências encontradas e documentos do mês. Ao anexar um documento, escolha o tipo e se ele fica visível ao conselho.

Extratos bancários do mês

Os arquivos dos extratos bancários (conta corrente e aplicações) não são anexados aqui: envie-os em Extratos mensais. Os marcados como visíveis aparecem ao conselho no balancete do mês, junto com os documentos.

Importar o Razão

1. Contábil → Razão → Importar Razão → escolha a obra e o arquivo.
2. Escolha a obra no filtro para ver a conferência por mês:
   • Confere: débitos e créditos de cada conta batem com o balancete vigente do mês.
   • Divergente: lista as contas com diferença.
   • Sem balancete: o mês ainda não tem balancete. A conferência é refeita quando ele for importado.

Reimportar um Razão substitui os lançamentos dos meses do período do arquivo.

Contas que não aparecem no balancete

O Domínio não lista no balancete as contas que começam e terminam o mês zeradas, mesmo que tenham tido movimento. No Razão elas aparecem, e o sistema não as conta como divergência quando o movimento do mês se anula.

Vincular as contas ao ERP e casar os lançamentos

Para conferir a contabilidade com o que está registrado no ERP, cada conta analítica do Domínio é vinculada ao registro do ERP que a movimenta.

1. Contábil → Plano de contas → escolha a obra → Sugerir vínculos. O sistema sugere pelo nome da conta:
   • conta bancária: o número da conta aparece no nome (ex.: "CREDCREA AILOS - 21648514"); contas de cota capital não são vinculadas à conta movimento;
   • aplicação financeira: o código da aplicação no ERP aparece no nome (ex.: "CREDCREA AILOS RDCPOS") ou o nome tem RDC, CDB, aplicação etc.;
   • cotista: nome seguido de "AFAC";
   • fornecedor, sócio ou classificação gerencial: nome igual ao do cadastro.
2. Use o filtro Sugeridos (a confirmar) e clique em cada conta para confirmar ou trocar o vínculo. Contas que não têm correspondência no ERP (ex.: capital social) podem ser marcadas como Sem vínculo no ERP. Vínculos confirmados não são alterados por novas sugestões.
3. O casamento dos lançamentos com o ERP roda sozinho ao importar o Razão e ao clicar em Sugerir vínculos (a mensagem mostra quantos lançamentos casaram). Para refazer, use Contábil → Razão → Casar com o ERP.

O casamento automático segue cinco passos, nesta ordem:

1. Conta vinculada — o lançamento é ligado ao registro do ERP do mesmo lado, mesmo valor e data próxima: até 5 dias para baixas, recebimentos e extrato; até 90 dias para títulos (no ERP a competência costuma ser a data do pagamento, e a contabilidade apropria pela data da nota).
2. Histórico do Domínio — APROPRIAÇÃO REF. <nome> - NF <n>, PGTO REF. <nome>, ADTO REF. <nome> e RECEBIMENTO REF. <nome> - AFAC e VALOR REF. <nome> - NF <n> (despesa paga por terceiro — ex.: a Almare Gestão — em nome da obra) identificam o fornecedor (pelo cadastro ou pelo favorecido do título) ou o cotista, mesmo quando a conta da pessoa não está vinculada.
3. Valor exato na obra — a perna da pessoa que sobrou é ligada ao título, baixa ou recebimento de mesmo valor e data próxima (até 10 dias) em toda a obra, se houver um único candidato ou se o histórico desempatar (ex.: o título está no nome de um intermediário e a contabilidade escreveu o prestador; números como "THOMAS JOSEF 1" desempatam consultas de mesmo valor).
4. Soma de registros — um lançamento que agrega vários registros do ERP casa com o conjunto, desde que só uma combinação some o valor exato:
   • tarifas bancárias do mês (TARIFAS BANCÁRIAS CONFORME EXTRATO) × as linhas de tarifa do extrato da conta no mês;
   • retenções (APROPRIAÇÃO REF. CRF/IRRF/INSS/ISS <fornecedor>) × as guias do fornecedor — o CRF é a soma das guias de PIS, COFINS e CSLL;
   • a perna da pessoa × 2 ou 3 títulos, baixas ou recebimentos da mesma pessoa.
5. Partida dobrada — as demais pernas da mesma partida (despesa, banco, imposto retido) herdam o registro (ou o conjunto) casado. Assim, a conta de despesa (ex.: "JURÍDICO") também leva ao título e à nota.

No Razão da conta, um lançamento casado com um conjunto mostra "N registros do ERP: …"; desfazer remove o conjunto inteiro.

Pelo vínculo da conta, cada tipo de registro produz este lado:

Vínculo	Débito na conta	Crédito na conta
Conta bancária	entrada no extrato	saída no extrato
Aplicação	aplicação, rendimento	resgate, IRRF, IOF
Fornecedor	baixa de CP, adiantamento	CP emitido (NF)
Cotista	—	recebimento de parcela ou de CR
Sócio	—	aporte
Classificação gerencial	CP da classificação	CR da classificação, rendimento

No balancete do mês, Ver (coluna Razão) mostra o confronto com o ERP: débitos e créditos do Razão × do ERP, com a diferença (verde quando bate), os registros do ERP sem lançamento na contabilidade e, em cada lançamento, o registro casado. Lançamento sem correspondência no ERP pode ser casado à mão (Casar → escolha entre os registros próximos) e qualquer casamento pode ser desfeito. Refazer o casamento automático nunca altera os casamentos manuais.

Conciliação contábil (fila do mês)

Em Contábil → Razão, escolha a obra: o painel Conferência por mês mostra, em cada mês, o % conciliado (lançamentos conciliados ÷ lançamentos do mês). Clique em Conciliar para abrir a fila do mês — ou, no balancete do mês, use Conciliar o Razão do mês:

• cada lançamento pendente traz até 3 sugestões, a melhor primeiro, com o motivo (mesmo valor e data, soma de registros) — uma sugestão pode ser um conjunto de registros;
• Aceitar grava o casamento daquela sugestão; as outras pernas da mesma partida herdam o casamento;
• Aceitar todas as sugestões seguras aceita de uma vez a primeira sugestão dos lançamentos marcados como Segura (candidato único, data próxima ou soma única);
• Criar título — quando o registro não existe no ERP (ex.: despesa paga pela Almare Gestão sem título na obra), abre o cadastro de conta a pagar já preenchido com o favorecido e a NF lidos do histórico, o valor e a data; ao salvar, o título é casado com o lançamento (e as outras pernas herdam);
• Justificar — para o que não tem e não terá registro no ERP: escolha o motivo (compensação de imposto, variação monetária, rendimento ou IRRF de aplicação, pago por terceiro, sem título na obra, ajuste ou reclassificação contábil ou outro, com explicação obrigatória) e clique Conciliar sem registro. As outras pernas da mesma partida são justificadas junto;
• lançamento sem sugestão também pode ser casado à mão pelo Razão da conta (Casar).

Lançamentos justificados contam no % conciliado e o casamento automático não mexe neles. No Razão da conta aparecem com o motivo e Desfazer os devolve à fila.

O conselho fiscal vê, no balancete do mês, o mesmo % conciliado; o lançamento justificado mostra Sem registro no sistema: e o que ainda falta aparece como Em conciliação.

Casamento exato

Se o escritório de contabilidade puder incluir o código do título do ERP no histórico (ex.: "PGTO REF. … - NF 210 - CP-000717"), o casamento fica exato.

Plano de contas da contabilidade

Contábil → Plano de contas mostra as contas do Domínio da obra: classificação, código reduzido, tipo (sintética ou analítica) e natureza. Esse plano é o da contabilidade e não se confunde com o plano gerencial do Financeiro (grupos e classificações).